复印机扫描直接发到邮箱总提示发送失败SMTP怎么设置
问题
公司新复印机想在机器上放稿子直接扫描发到员工邮箱，照着说明书在管理界面里填了 SMTP 服务器，测试发送总是失败：有的提示「无法连接到 SMTP 服务器」，有的提示「认证失败」。换了好几个邮箱都不行，这个 SMTP 到底该怎么填？
原因
- 密码填的是登录密码：绝大多数邮箱（QQ、163、企业邮箱等）开 SMTP 都要在网页版设置里生成「授权码」，复印机上必须填授权码而不是邮箱登录密码，这是最常见的失败原因。
- 端口和加密方式不匹配：SSL 对应 465 端口，STARTTLS 对应 587，不加密是 25。端口填 465 却选了 TLS、或者公司防火墙封了 25 端口，都会连不上。
- 没勾 SMTP 身份验证：发件人邮箱、认证账户、密码三者要一致，缺一项就报认证失败。
- 用微软 365/谷歌企业邮箱：这类服务已基本禁用基础身份验证，普通 SMTP 客户端提交方式不再可用，要走 SMTP 中继或应用专用密码。
解决
- 先在邮箱网页版开服务：以 163 为例，登录网页版→设置→POP3/SMTP/IMAP→开启 SMTP 服务，按提示用手机短信获取授权码并记下来。QQ 邮箱同理在「账户」页开启并生成授权码。
- 在复印机管理界面填参数（以 163 为例）：SMTP 服务器 smtp.163.com，端口 465，加密方式选 SSL（不要选 STARTTLS），勾选「SMTP 服务器要求身份验证」，用户名填完整邮箱地址，密码填刚才的授权码，发件人地址与用户名保持一致。
- 填完先点「测试发送」：给一个自己的邮箱发一封测试邮件。连不上服务器先换端口组合试（465+SSL / 587+STARTTLS）；认证失败重点查授权码是不是复制时带了空格。
- 企业自建邮箱：服务器地址填邮件服务器内网地址，端口按管理员给的填；如果公司出口封了 25 端口，改用 465 加密端口。
- 微软 365 用户：普通账号密码方式已被停用，让 IT 管理员在 Exchange Online 配置 SMTP 中继或专用连接器，复印机指向中继端点。
- 还失败就查网络：在复印机管理页 ping/traceroute 邮件服务器，确认复印机能出网、防火墙没拦对应端口。
预防
把成功的那组参数（服务器/端口/加密方式/授权码）截图存进公司 IT 文档，下次换机器直接照抄；授权码长期有效但更换邮箱密码后要重新生成，建议用部门公用邮箱而不是离职风险高的个人邮箱做发件人。诚鑫致达科技给客户配复印机扫描业务时，会顺手把 SMTP 参数、认证方式一并调试归档，避免下次换设备重新踩坑。
来源: 爱普生官方邮箱设置指南 https://www.epson.com.cn/faq/72bdeb50b97b48d0a15f1b845bb1522e.html ；HP 扫描到电子邮件设置 https://support.hp.com/cn-zh/document/ish_6868329-6876935-16 ；Microsoft 修复打印机和扫描仪发送邮件问题 https://learn.microsoft.com/zh-cn/troubleshoot/exchange/email-delivery/fix-issues-with-printers-scanners-and-lob-applications-that-send-email-using-off