几十页扫描件一页一个PDF？不装新软件合并成一个再发出去

行政、文员、投标专员都遇到过这个场面：一份几十页的合同在一体机上扫完，到手是几十个 PDF 文件——一页一个。发给甲方要一个文件，发给领导要一个文件，几十个附件挨个上传，对面还要挨个下载才能按顺序看。有人会去装个 PDF 编辑软件，结果一半功能提示要开通会员；也有人图省事把文件传到在线合并网站——合同这种东西传上去，心里其实一直不踏实。

其实 Windows 10、11 自带的打印功能就能把这件事办了，不装任何新软件，五分钟搞定。

第一步：先给文件排好顺序

在文件夹里把所有 PDF 选中，统一重命名，前面加两位数字编号：01、02、03……一直编到最后。系统合并时按文件名排序，编号在前，顺序就错不了。合同有封面、正文、附件的，编号时顺手把顺序捋一遍，别合并完了才发现第三页跑到最后去了。

第二步：全选，右键，打印

按 Ctrl+A 全选文件夹里的 PDF，右键选"打印"。这时候会弹出系统的打印界面，所有选中的文件都排着队等输出。

第三步：打印机选 Microsoft Print to PDF

在打印机列表里选"Microsoft Print to PDF"——这是系统自带的虚拟打印机，点"打印"，选个保存位置、起个文件名，几十页扫描件就合成一个 PDF 了。整个过程不用联网，文件不出电脑，合同内容不经过任何第三方，这比在线合并网站踏实得多。

第四步：文件太大，从源头治

合并完有时会发现文件不小，微信传不动。别急着找压缩工具，先看源头：扫描的时候分辨率别开太高，普通合同文字稿，150 到 200 的分辨率完全够看够打印，开到最高档除了文件翻倍没有任何收益；彩色扫描件如果本来就是黑白文字，扫描时直接选灰度或黑白模式，体积能小一大截。扫描环节把好关，合并出来的文件自然苗条。

以后怎么少踩坑

给公司定两条规矩基本就绝了后患：一是扫描命名规范，日期加项目名加两位序号，扫完即合并、合并完归档，不留一堆零散文件；二是重要合同、标书一律只用不联网的本机办法处理，在线工具再方便也不碰。帮企业整理投标文件这些年，贵州诚鑫致达科技见过太多因为零散扫描件误了事的案例——顺序错一页，标就可能废在形式审查上。文件管理这种小事，恰恰是投标线上最不该省的功夫。

这篇转给公司管扫描、管投标的那位同事，下次几十个 PDF 就不用一个一个传了。