几十份PDF表单怎么批量填写？Excel名单一次生成
入职材料、培训确认书、活动证书、报销封面单……名单五六十人，挨个打开 PDF 改姓名、改日期、改部门，改到第二十份就开始串行，漏一份还得回头找。这类活儿的正确做法不是"填 PDF"，而是把会变的字段抽出来放进 Excel（一行一人），固定的版面在 Word 里做成模板，用 Word 自带的邮件合并让电脑一份份替你填，最后统一转成 PDF。全程在自己电脑上完成，合同类材料不需要经过任何在线网站。
分步操作
- 做模板：把要发的表单在 Word 里照原样排一版，固定文字照排，会变的地方（姓名、部门、日期等）先留占位文字。原件是别人发来的 PDF、没有 Word 版的，用 PDF 转 Word 功能转一版，再清理格式照着排。
- 整理名单：新建 Excel，首行做表头（姓名、部门、日期……），下面一行一条记录。不要合并单元格，不要在数据区里插小计行，否则合并时会读错范围。
- 邮件合并：Word 里点「邮件」选项卡→「开始邮件合并→信函」→「选择收件人→使用现有列表」选中这份 Excel→把模板里的占位文字删掉，用「插入合并域」换成对应字段→点「预览结果」翻两页核对→「完成并合并→编辑单个文档→全部」，Word 会生成一个包含所有人记录的大文档，几十份连在一起。
- 转 PDF 并拆分：对生成的大文档点「文件→另存为」，格式选 PDF，得到一个总文件；需要一人一个文件的，用 PDF 拆分工具按每份的页数拆开（每份一页就按页拆），再按序号重命名，发出去就是独立的成品。
注意事项
- 生成后先抽查首、中、尾三份，核对姓名与部门是否对应——Excel 里行序错乱或插过行，机器会照错的单子批量错。
- 需要手写签名、盖章的位置在模板里留空白，打印后线下补，不要把签名图片塞进模板批量盖。
- 从 PDF 转 Word 再排的模板，转完后逐项核对字体、表格线和页边距，转换跑版会带到每一份成品里。
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